CRM kurulumu, müşteri bilgilerinin, satış fırsatlarının, tekliflerin ve takip görevlerinin tek bir sistemde toplanmasıdır. Hazır bir yazılımı olduğu gibi açıp kullanmaya başlamak değildir: iyi çalışan bir CRM, şirketin gerçek satış düzenini yansıtır. Bu yüzden önce talebin nasıl geldiğini, kimin ilgilendiğini, teklifin hangi aşamalardan geçtiğini çıkarır; sonra aracı bu sürece göre yapılandırırız. Kurulum kapsamına müşteri ve firma kartları, satış aşamaları, görev ve hatırlatmalar, yetkiler, raporlar, entegrasyonlar, mevcut Excel verisinin temizlenip aktarılması ve ekip eğitimi girer. Tek bir ürüne bağlı çalışmıyoruz; kullanıcı sayısı, satış yapısı, bütçe ve veri hassasiyetine göre uygun seçeneği birlikte belirliyoruz. Amaç, ekibin günlük olarak gerçekten kullanacağı bir düzen kurmaktır.
İyi çalışan bir CRM, şirketin gerçek satış düzenini yansıtır. Aşamalar, sorumluluklar, görevler ve raporlar net değilse en iyi yazılım bile kısa sürede kullanılmaz hale gelir. Bu nedenle önce satış sürecini düzenler, sonra aracı kurarız.
Aşağıdaki sorunlar sık yaşanıyorsa, müşteri ve satış bilgisini ortak bir sistemde toplama zamanı gelmiş olabilir.
Müşteri bilgileri kişilerin telefonunda, e-postasında veya Excel dosyalarında kalıyor.
Bir taleple kimin ilgilendiği ve son görüşmenin ne zaman yapıldığı bilinmiyor.
Teklif gönderildikten sonra takip yapılması unutuluyor.
Satış fırsatları farklı aşamalarda bekliyor ancak nedeni görülemiyor.
Yönetim, günlük satış durumunu ekibe tek tek sormadan göremiyor.
Bir çalışan ayrıldığında müşteri geçmişi ve notlar da kayboluyor.
CRM yapısını şirketin satış biçimine göre kurarız. Hazır bir şablonu olduğu gibi yüklemek yerine, ekiplerin gerçekten kullanacağı alanları ve adımları belirleriz.
İletişim bilgileri, görüşme geçmişi, belgeler, notlar, ürün veya hizmet ilgisi ve sorumlu kişi tek kayıtta tutulur.
Yeni talep, görüşme, teklif, müzakere, kazanıldı ve kaybedildi gibi aşamalar şirketin gerçek sürecine göre tanımlanır.
Arama, toplantı, teklif takibi ve sonraki adımlar sorumlu kişiye atanır; gecikmeler görünür hale gelir.
Kullanıcıların görebileceği, düzenleyebileceği veya onaylayabileceği alanlar görevlerine göre belirlenir.
Lead kaynakları, açık fırsatlar, teklif tutarları, dönüşüm oranları ve ekip hareketleri anlaşılır raporlarda gösterilir.
Web formları, reklam kaynakları, e-posta, takvim, telefon, teklif aracı veya kullanılan diğer sistemler CRM ile bağlanır.
Mevcut Excel veya başka sistemlerdeki müşteri verileri temizlenir, eşleştirilir ve kontrollü biçimde yeni yapıya alınır.
Ekibin veri girişi, görev kullanımı ve raporlama konusunda aynı yöntemi izlemesi için eğitim ve kısa kullanım rehberi hazırlanır.
CRM projesi, satın alınan aracın kurulmasından önce işleyişin netleştirilmesiyle başlar.
Talebin gelişinden satışın sonuçlanmasına kadar ekiplerin bugün nasıl çalıştığını inceleriz.
Müşteri alanları, satış aşamaları, görevler, yetkiler ve raporları belirleriz.
Sistemi yapılandırır, mevcut veriyi temizler ve gerekli entegrasyonları kurarız.
Gerçek satış senaryolarını kullanıcılarla birlikte çalıştırır, eksikleri düzeltiriz.
Eğitim, kullanım kılavuzu ve ilk dönem destek planıyla sistemi devreye alırız.
Web sitesinden gelen talep CRM'de otomatik açılır. İlgili ürün veya hizmete göre satış temsilcisi atanır. İlk arama görevi oluşur, görüşme notu müşteri kartına eklenir ve teklif tarihi geldiğinde hatırlatma gönderilir. Yönetim, fırsatın hangi aşamada olduğunu ayrıca sormadan görebilir.
