Süreç analizi, yazılım seçmeden önce işin gerçekte nasıl yürüdüğünü çıkarma çalışmasıdır. Hangi CRM veya otomasyon aracının gerekli olduğundan emin değilseniz, doğru başlangıç budur. Çalışma yalnızca yönetim görüşmesiyle sınırlı kalmaz: günlük işi yapan ekiplerin kullandığı kayıtlar, araçlar ve gerçek örnekler üzerinden ilerler. İşin nereden başladığını, hangi adımlardan geçtiğini, kimin ne yaptığını, bilginin nerede tekrar girildiğini ve nerede kaybolduğunu haritalarız. Bekleyen onaylar, unutulan görevler, eksik belgeler ve gereksiz manuel kontrol gibi darboğazları etkisine göre sıralarız. Sonuçta soyut bir sunum değil, uygulamaya temel olacak somut bir dosya teslim edilir: mevcut süreç haritası, önceliklendirilmiş sorun listesi, hedef sistem önerisi, gerekli modüller ve aşamalı uygulama planı. Uygulamayı biz yapabiliriz veya planla başka bir tedarikçiyle ilerleyebilirsiniz.
Birçok şirkette CRM, mesajlaşma, Excel, proje yönetimi ve dosya araçları aynı anda kullanılır; buna rağmen bilgi tekrar girilir ve takip kişilere bağlı kalır. Sorun yeni bir yazılım eksikliği değil, sistemlerin ve sorumlulukların doğru tasarlanmamış olması olabilir.
Aşağıdaki durumlardan biri tanıdık geliyorsa, yazılım seçmeden önce süreci görmek en doğru başlangıçtır.
Hangi CRM, otomasyon veya yazılımın gerekli olduğu net değilse.
Birden fazla departman aynı bilgiyi farklı yerlerde tutuyorsa.
Süreçler kişilere bağlıysa ve çalışan değiştiğinde işler aksıyorsa.
Mevcut yazılımlar kullanılmıyor veya birbirleriyle konuşmuyorsa.
Tekrarlayan işlerin hangisinin otomasyona uygun olduğu bilinmiyorsa.
Teknoloji yatırımı yapmadan önce kapsam, öncelik ve maliyet görmek isteniyorsa.
Satış ile operasyon arasındaki devir teslimde bilgi ve zaman kaybı yaşanıyorsa.
Analiz, yalnızca yönetim görüşmesiyle sınırlı kalmaz. Günlük işi yapan ekiplerin kullandığı kayıtlar, araçlar ve gerçek örnekler üzerinden ilerler.
Talep, belge, müşteri, e-posta, telefon, takvim veya iç form gibi süreci başlatan kaynaklar.
İşin hangi aşamalardan geçtiği, kimin ne yaptığı, nerede onay veya karar gerektiği.
CRM, Excel, e-posta, mesajlaşma, dosya alanı, proje yönetimi ve özel yazılımlar.
Bilginin nerede üretildiği, hangi sisteme tekrar girildiği, kimlerle paylaşıldığı ve nerede kaybolduğu.
Bekleyen onaylar, unutulan görevler, eksik belgeler, gereksiz tekrar ve manuel kontrol yükü.
Yönetimin hangi sorulara cevap aradığı ve mevcut kayıtlardan bu cevapların alınıp alınamadığı.
Kapsam, ilgili ekipler, kullanılan araçlar ve incelenecek örnekler belirlenir.
Yönetim ve kullanıcılarla görüşülür; gerçek bir iş kaydının süreçte nasıl ilerlediği incelenir.
Adımlar, kararlar, sorumlular, veri ve belge geçişleri görsel olarak çıkarılır.
Zaman kaybı, hata riski, tekrar ve görünürlük sorunları etkisine göre sıralanır.
CRM, otomasyon, yapay zeka, entegrasyon veya özel uygulama ihtiyacı somutlaştırılır.
Analiz sonunda genel tavsiyeler içeren soyut bir sunum değil, uygulamaya temel olacak somut bir dosya hazırlanır.
Hazırlanan planı MB Consulting uygulayabilir veya şirketiniz başka bir tedarikçiyle ilerleyebilir. Amaç, teknoloji kararını şeffaf ve karşılaştırılabilir hale getirmektir. Uygulama yapılacaksa analiz çıktıları doğrudan proje kapsamına dönüşür.
